POLÍTICA DE
FUNCIONAMIENTO DEL CANAL ÉTICO
ÍNDICE
2. ALCANCE.. 3
3. PRINCIPIOS DEL CANAL ÉTICO.. 3
3.4. PROHIBICIÓN DE
REPRESALIAS.. 4
4. FUNCIONAMIENTO DEL CANAL ÉTICO.. 5
4.1. PRESENTACIÓN DE
COMUNICACIONES.. 5
4.1.1. CANALES
DISPONIBLES.. 5
4.1.2. INFORMACIÓN DE LA
COMUNICACIÓN.. 6
4.2. GESTIÓN Y
RESOLUCIÓN DE COMUNICACIONES.. 7
4.2.1. RESPONSABLE DEL
SISTEMA.. 7
4.2.2. RECEPCIÓN Y
EVALUACIÓN.. 9
4.2.3. TRAMITACIÓN E
INVESTIGACIÓN.. 11
4.2.4. RESOLUCIÓN Y
COMUNICACIÓN.. 13
4.2.5. MEDIDAS
DISCIPLINARIAS.. 14
5. PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS.. 15
6. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN.. 18
9. ENTRADA EN VIGOR, VIGENCIA Y REVISIÓN.. 19
El objeto de la presente Política de Funcionamiento
del Canal Ético (en adelante,
la “Política”), es definir y establecer un
modelo idóneo y eficaz de funcionamiento del Sistema Interno de Información
(en adelante, el “Canal Ético”)
de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. adaptado a la normativa en esta materia (DIRECTIVA (UE)
2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de octubre de 2019
relativa a la protección de las personas
que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (en adelante,
“Directiva Whistleblower”) y Ley 2/2023, de 20 de febrero,
reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones
normativas y de lucha
contra la corrupción (en adelante,
“Ley de protección
de las personas informantes”),
así como a los más altos estándares nacionales e internacionales vigentes (UNE-ISO
37002:2021 de Sistemas de gestión de la denuncia de irregularidades. Directrices),
que permita recibir y
tramitar:
La presente Política establece el procedimiento que
regula el funcionamiento del Canal Ético de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. de tal forma que recoge las cuestiones relativas a la realización de comunicaciones por
parte de las personas informantes, así como la gestión y resolución de las mismas por parte del Responsable
del Sistema.
Esta Política, tienen como finalidad, garantizar una gestión profesional,
confidencial, imparcial y de máxima protección de los derechos de las
personas interesadas (incluidos los derechos reconocidos en la normativa de protección
de datos de carácter
personal) durante todo el proceso de realización, gestión, tramitación, investigación y resolución de las
comunicaciones realizadas a
través del Canal Ético de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. Al respecto, la presente
Política establece tres garantías
básicas:
1. Garantía de protección de las personas
informantes;
2. Garantía de ausencia de represalias
a las personas informante y
3. Garantía de los derechos del denunciado
durante la gestión y tramitación de las comunicaciones.
La presente Política es de aplicación a todos los miembros de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. (incluyendo tanto a trabajadores/as y directivos/as, como accionistas y
miembros del Órgano de
Administración, con independencia del cargo o puesto que ocupen dentro de la organización, la naturaleza jurídica de su relación y sea cual sea su
área de actividad o nivel jerárquico), que tengan conocimiento, en un contexto laboral o profesional,
de cualquier infracción establecida en el apartado 1 de
la presente Política.
Asimismo, lo establecido en esta Política, también
será extensiva a terceros
como por ejemplo: socios de
negocio, empresas colaboradoras,
subcontratistas, proveedores
y otras personas o entidades que tengan relación profesional con EXCLUSIVAS CENTRO, S.A.
EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. garantiza la máxima confidencialidad de las comunicaciones que se reciban a
través de su Canal Ético y
de los datos contenidos en ellas.
La identidad de la persona
que comunique una irregularidad
a través del Canal Ético tendrá
la consideración de información
confidencial y, por lo tanto, no será
comunicada a la persona denunciada. En el mismo sentido se garantizará la confidencialidad de la identidad
de la persona denunciada.
Asimismo, existe prohibición expresa de que los datos personales contenidos en la comunicación y resultantes de la investigación llevada a cabo sean
conocidos por cualquier
persona que no sean las expresamente
autorizadas. En este sentido,
se firmarán compromisos de confidencialidad
específicos con las personas
encargadas de la gestión de
las mismas.
Sin perjuicio
de lo anterior, los datos de la persona que efectúe la comunicación podrán ser facilitados a las autoridades administrativas, judiciales o al Ministerio
Fiscal, en la medida en que fueren
requeridos por tales autoridades
como consecuencia de cualquier
procedimiento penal, disciplinario
o sancionador derivado del objeto
de la comunicación.
Dicha cesión
de los datos se realizará siempre dando pleno
cumplimiento a la legislación
sobre protección de datos
de carácter personal, exigiendo
que en todo caso se impida
el acceso por terceros a la
misma.
Cuando la comunicación
sea remitida por canales de denuncia que no sean
los establecidos en la presente
Política o a miembros no responsables de su tratamiento o a personal no competente, existirá la obligación por parte del receptor
de la comunicación de remitirla
inmediatamente al Responsable del Sistema, garantizándose en todo momento la confidencialidad de la
misma. El incumplimiento de
esta obligación se tipificará
como una infracción muy grave, por lo que EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. podrá adoptar las medidas disciplinarias que sean procedentes.
Los procedimientos de tramitación, investigación y resolución y, en general, de gestión
de las comunicaciones recibidas
mediante el Canal Ético de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A .se regirán por la máxima objetividad e independencia, estableciéndose en la presente
Política, los mecanismos correspondientes
de cara a evitar la concurrencia de eventuales conflictos de intereses.
Todas las comunicaciones
presentadas a través del Canal Ético
deberán realizarse de buena fe. Lo que significa que, en el momento
de la presentación de la comunicación,
la persona informante ha de tener
motivos razonables y suficientes para creer que la información que indica es cierta,
veraz y que contiene posibles infracciones.
En este sentido, las comunicaciones o denuncias falsas o malintencionadas podrán dar lugar a las correspondientes sanciones por parte
de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. . sin perjuicio de las responsabilidades
civiles e incluso penales que se puedan derivar.
3.4. PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS
EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. se compromete a no adoptar
ninguna forma de represalia, amenazas
de represalia o tentativas
de represalia, directa o indirecta, contra las personas que, de buena fe, hubieran comunicado a través del
Canal Ético alguna irregularidad.
Se debe entender
por represalia cualquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable
que sitúe a las personas
que las sufren en desventaja
particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional,
solo por su condición de informantes.
La protección contra las represalias se extiende también a las personas que
denuncien posibles infracciones
a través de los canales externos
de información que se mencionan
en el apartado 6 de la presente
Política.
Además de a las personas
informantes, la prohibición
de represalias establecida
en la presenta Política se extiende asimismo a las siguientes personas:
1. Personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios
la persona informante, asistan
a la misma en el proceso;
2. Personas físicas que estén relacionadas
con la persona informante y que puedan
sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares de esta, y
3. Personas jurídicas, para las que la persona informante trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente
una participación significativa. A estos efectos, se entiende que la participación en el capital o en los derechos
de voto correspondientes a acciones o participaciones es significativa cuando,
por su proporción, permite a la persona que la posea
tener capacidad de
influencia en la persona jurídica participada.
En el supuesto de que cualquier miembro de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. contraviniendo lo establecido de esta
Política, tome directa o indirectamente
represalias, será la propia organización quien tomará las medidas necesarias para que cesen las represalias lo antes posible y, cuando proceda, tomará medidas disciplinarias que
resulten procedentes contra los responsables de las mismas.
Asimismo, mediante la presente Política, también se garantizarán los derechos a la intimidad, a ser oído, a ser informado/a de las
acciones u omisiones que se le
atribuyen, a la defensa, al honor y a la presunción de inocencia de las personas objeto de la investigación, así como el derecho a acceder al expediente.
4.
FUNCIONAMIENTO DEL CANAL ÉTICO
4.1. PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES
Las personas informantes podrán realizar las comunicaciones a
través de los canales dispuestos
al efecto.
En este sentido, EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. pone a disposición los siguientes
canales para poder realizar
las comunicaciones comprendidas
en esta Política:
A solicitud de la persona informante, la comunicación también podrá presentarse
mediante reunión presencial
con el Responsable del Sistema, que en su caso, deberá llevarse a cabo dentro del plazo máximo de siete (7) días des de la solicitud.
4.1.2. INFORMACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación deberá contener la siguiente información:
Si evaluado el contenido de la comunicación,
esta carece de los requisitos
mínimos que resultan preceptivos para su correcta valoración, por parte del
Responsable del Sistema, se procederá a solicitar a la persona informante
la correspondiente información
y/o documentación a través del medio
de comunicación indicado
por esta, procediéndose al archivo
de la comunicación, en caso de no contar con las informaciones necesarias para la
apertura de la fase de investigación.
4.2. GESTIÓN Y RESOLUCIÓN DE
COMUNICACIONES
4.2.1. RESPONSABLE DEL SISTEMA
El Órgano de Administración
es el órgano competente
para la designación, así
como destitución o cese,
del Responsable del Sistema, quien, a su vez, es el responsable de la gestión y tramitación de
las comunicaciones que entren a través del Canal Ético de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. El Responsable del Sistema, podrá
ser una persona física o un órgano colegiado que deberá delegar a uno de sus miembros
(persona física) las facultades de gestión y de tramitación de los expedientes de investigación.
Tanto el nombramiento
como el cese del Responsable del Sistema, serán notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante
(A.A.I.) o, en su caso, a las autoridades
u órganos competentes de
las comunidades autónomas.
En este sentido, el Órgano de Administración de la matriz
del Grupo Disbase ha designado
como Responsable del Sistema a una persona física para llevar a cabo las
facultades de gestión y tramitación
de las comunicaciones del Canal Ético,
en todas las sociedades del
Grupo.
El Responsable del Sistema actuará
de forma independiente al resto de funciones y subordinación jerárquica o
funcional que, en su caso, pudiera
existir, desarrollando las tareas
necesarias bajo las premisas de confidencialidad, respeto, independencia, neutralidad, imparcialidad, honestidad y objetividad hacia las personas afectadas por la comunicación de
que se trate, velando además porque el procedimiento se desarrolle
conforme a los procedimientos y principios
establecidos en la presente
Política.
En caso de que el Responsable del Sistema tenga incompatibilidad o conflicto de intereses con el hecho o personas objeto de la comunicación, se abstendrá de participar en la gestión
y tramitación de la comunicación
y no tendrá, por tanto, acceso a la información derivada
de las actuaciones que se lleven a cabo en la gestión de la misma. Al respecto,
el Responsable del Sistema será substituido
por otra persona designada y nombrada por el Órgano de Administración u otro órgano competente.
Las principales competencias del Responsable del Sistema en el ámbito de gestión del Canal Ético de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. son las siguientes:
El Responsable del Sistema desarrollará
estas funciones y competencias
de forma independiente y autónoma
respecto del resto de los órganos de la organización.
Para el desempeño de las anteriores funciones y competencias,
y en aquellos supuestos en
los que se estime necesario,
el Responsable del Sistema podrá estar asistido por un consultor externo
o incluso delegar en este último
alguna de las anteriores funciones. En este sentido, el Responsable del Sistema deberá
recabar de los colaboradores
externos, involucrados en
la gestión y resolución de
la comunicación, un acuerdo
de confidencialidad. Del mismo
modo, lo recabará de los colaboradores
internos cuando lo estime necesario.
Una vez recibida
una comunicación mediante
el Canal Ético, el Responsable del Sistema procederá a su registro en un Libro-Registro de comunicaciones,
asignándole a la comunicación
un código de identificación.
El Libro-Registro de comunicaciones está contenido en una base de datos
(Sistema de Gestión de Información)
segura y de acceso restringido
exclusivamente a las personas
autorizadas, y en él se registrarán todas las comunicaciones e informaciones recibidas mediante el Canal Ético y durante la tramitación de las mismas.
En cada uno de los registros de las comunicaciones anotadas en el Libro-Registro de comunicaciones constarán los siguientes datos:
El Libro-Registro no será público y únicamente a petición razonada de la autoridad judicial
competente, mediante auto,
y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, se podrá
acceder total o parcialmente
a su contenido.
Recibida la comunicación, en el plazo máximo de siete (7) días naturales siguientes a su recepción, el Responsable del Sistema remitirá
un acuse de recibo de la comunicación a la persona informante,
salvo que esta sea anónima;
que la persona denunciante haya
renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o; que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la
comunicación.
Si la persona informante lo acepta, se prevé expresamente la posibilidad de que el Responsable del Sistema mantenga la comunicación.
El Responsable del Sistema comprobará
el contenido de la comunicación.
Si faltará documentación o está tuviera algún
defecto de forma, efectuará
un requerimiento de información
a la persona informante. Asimismo,
el Responsable, si lo considera necesario, podrá requerir a la persona informante
información adicional
relativa a la comunicación efectuada.
El Responsable del Sistema deberá
comprobar si la comunicación
expone hechos o conductas que se encuentren dentro del ámbito de aplicación de la presente
Política y, por tanto, si procede
la admisibilidad de la misma.
Realizado este análisis preliminar, el Responsable del Sistema, en un plazo que no podrá ser superior a
diez (10) días hábiles desde la fecha de entrada en el Libro-Registro
la información de la comunicación,
deberá:
1. Admitir a trámite la comunicación.
2. Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
3. Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
4. Cuando los hechos relatados
no sean constitutivos de infracción de los supuestos establecidos en la presente
Política.
5. Cuando la comunicación carezca
manifiestamente de fundamento
o existan, a juicio del
Responsable del Sistema, indicios racionales
de haberse obtenido mediante la comisión de un
delito.
En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos
de delito.
Cuando la comunicación
no contenga información nueva y significativa sobre infracciones
en comparación con una comunicación
anterior respecto de la cual han concluido
los correspondientes procedimientos,
a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento
distinto.
En estos casos, el Responsable del Sistema notificará la resolución a la
persona informante de manera motivada.
Asimismo, no serán admitidas aquellas comunicaciones en las
que los hechos descritos sean engañosos y/o exista la corroboración de que la
comunicación se realizó con
mala fe, es decir, con la intención
de perjudicar a la organización o a terceras personas relacionadas con esta.
1. Remitir, con carácter inmediato, la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de
delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
2. Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.
La decisión de admisión, inadmisión o remisión de la comunicación se comunicará por parte del
Responsable del Sistema a la persona informante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
de la toma de la decisión, salvo que la comunicación fuera anónima o la persona informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
El Responsable del Sistema, asimismo,
valorará la conveniencia o necesidad de adoptar medidas inmediatas para evitar mayores perjuicios y, en su caso, ejecutarlas.
4.2.3. TRAMITACIÓN E INVESTIGACIÓN
Una vez admitida
a trámite la comunicación,
el Responsable del Sistema, actuando como instructor,
llevará a cabo todas aquellas actuaciones, diligencias e investigaciones necesarias y encaminadas a comprobar la verosimilitud de los
hechos de la comunicación, pudiendo encomendar esta tarea a un experto externo, si las circunstancias lo
requieren.
Así pues, se comprobará
la veracidad y la exactitud de la información
contenida en la comunicación
y, en particular, de la conducta comunicada, siguiendo
en todo momento los principios establecidos en la presente Política y bajo un régimen estricto de confidencialidad para respetar
los derechos de la persona informante
y de la persona investigada.
Durante la instrucción,
se dará noticia a la persona investigada de la comunicación con sucinta relación de los hechos establecidos en la misma. Esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia de la persona investigada, si se considera que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la
ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.
Sin perjuicio
del derecho a formular alegaciones
por escrito, la instrucción
comprenderá, siempre que sea posible, una entrevista con
la persona denunciada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer
su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
A fin de garantizar
el derecho de defensa de la persona denunciada, la misma tendrá acceso
al expediente (sin revelar información que pudiera
identificar a la persona informante) pudiendo ser oída en cualquier momento. Asimismo, se le advertirá de la posibilidad
de comparecer asistida de abogado.
Además, el instructor dará
trámite de audiencia a todas las personas afectadas y a posibles testigos y practicará cuantas diligencias estime necesarias (revisión de documentación, obtención de información de fuentes externas, etc.). Al
respecto, todos los miembros
de la organización están obligados a colaborar lealmente en la investigación que
se lleve a cabo. La intervención
de testigos y personas afectadas tendrá carácter estrictamente
confidencial.
El investigador, podrá recabar toda la información y documentación que considere oportuna de cualquier área o departamento de la organización, con el fin de sustanciar la investigación.
De todas las actuaciones de investigación y,
en particular, de las explicaciones/declaraciones dadas por las personas que hayan intervenido en el procedimiento
de investigación de la comunicación,
se levantará acta escrita, (siempre
que se obtenga el previo consentimiento de las mismas),
acta que será debidamente
firmada por las personas intervinientes
a fin de certificar su contenido y que el mismo se
ajusta a su declaración. El
contenido de dicha acta se incorporará al Sistema de Gestión
de Información de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. con las mismas
garantías de confidencialidad
que el resto del expediente.
En el caso de que la presencia de la persona
investigada durante el período
de instrucción pudiera comprometer el desarrollo de la investigación o la estricta observancia
de los principios rectores del procedimiento
establecidos en la presente
Política, a propuesta del instructor, se podrá conceder a la persona
investigada un permiso retribuido
para ausentarse de su puesto de trabajo, sin merma de retribución,
a fin de garantizar la realización de las actividades de
investigación necesarias sin injerencias que pudieran perjudicarla. El permiso retribuido se concederá por el tiempo
imprescindible para la realización de las labores de investigación oportunas, sin que en ningún caso pueda prolongarse más allá de la duración del proceso de investigación.
Se permitirá la presencia de
asesores jurídicos externos en las audiencias/declaraciones de las partes afectadas,
interesadas, testigos,
etc., si el instructor lo estima conveniente.
En todo procedimiento
de investigación se vigilará
especialmente el cumplimiento
de los principios contenidos
en esta Política y se garantizará la confidencialidad, la imparcialidad,
así como los derechos a la intimidad, a la defensa, al honor y a la presunción de inocencia de las personas objeto de investigación. Asimismo, el procedimiento será transparente y garantizará el derecho de información de las personas implicadas en el mismo.
4.2.4. RESOLUCIÓN Y COMUNICACIÓN
Concluidas todas las actuaciones de investigación, el Responsable del Sistema confeccionará y emitirá un
informe que contendrá al menos
el siguiente contenido:
Emitido el Informe, el Responsable del
Sistema, adoptará alguna de las siguientes
decisiones:
1. Archivo del expediente, que será notificado a la persona informante y, en su caso, a la
persona afectada.
2. Propuesta de resolución del expediente y, en su caso, las correspondientes propuestas de
acciones y/o proposición de medidas
disciplinarias, pudiendo
siempre delegar esta última facultad
a otro órgano competente.
3. Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de
delito, así resultase del
curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, lo remitirá
a la Fiscalía Europea.
4. Remisión de la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.
El plazo máximo
para dar respuesta a las actuaciones
de investigación, no podrá
ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación,
salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse, por decisión del Responsable del Sistema, hasta
un máximo de otros tres (3)
meses adicionales.
La propuesta de resolución se remitirá al Órgano de Administración u órgano
competente, quien deberá adoptar y ejecutar la resolución definitiva.
Cualquiera que sea la decisión, se comunicará a la persona informante
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
de la toma de la decisión, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima, así
como al resto de partes afectadas.
En el supuesto de que la resolución emitida concluya que un miembro de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. ha cometido una irregularidad, se dará inicio a las actuaciones disciplinarias, administrativas o
judiciales que legalmente procedan.
Asimismo, si como consecuencia de las diligencias
de investigación fueren advertidos otros hechos que pudieran ser constitutivos de nuevas irregularidades supuestamente cometidas por las mismas o diferentes personas de las investigadas, el instructor propondrá
la apertura de un nuevo expediente,
o en caso de guardar relación con lo instruido en el expediente que se
estuviese llevando a cabo,
la ampliación del expediente
instructor, si lo considera más adecuado.
Cuando se determine
que la conducta comunicada constituye una infracción en materia laboral,
por parte de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. se podrán
adoptar las medidas que procedan
de conformidad con el régimen
disciplinario aplicable y, de forma específica, con
lo estipulado en el Convenio
Colectivo de aplicación y
en el Estatuto de los Trabajadores.
Sin perjuicio
de que se observará en todo
caso la preceptiva normativa laboral de aplicación vigente en cada momento, en la medida en que la misma lo permita, para valorar la gravedad
de las conductas, a los efectos
de la graduación de las sanciones a imponer, se podrán considerar,
entre otros, los siguientes
criterios:
No obstante la adopción de medidas disciplinarias, cuando los hechos pudiesen ser indiciariamente constitutivos de
delito, con carácter inmediato,
se remitirá la correspondiente
información al Ministerio
Fiscal. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión
Europea, se remitirá a la Fiscalía
Europea.
5.
PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
En cumplimiento de lo previsto en el Reglamento General de Protección
de Datos y en la Ley de Protección de Datos, se informa
que los datos de carácter
personal que, en su caso, pudieran
estar incluidos en la comunicación,
se integrarán en un fichero
titularidad EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. para su tratamiento.
EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. se compromete a mantener una estricta protección
de la intimidad, la seguridad
y la conservación de los datos,
tal y como se detalla en nuestras políticas
y procedimientos y normativas
internas en esta materia.
En este sentido, estas normas también se aplicarán con respecto a todos
los datos personales relacionados con las comunicaciones
realizadas de acuerdo con
esta Política.
En la tramitación de las comunicaciones (realización e investigación de las mismas) realizadas de acuerdo con esta
Política, EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. recoge los siguientes datos personales:
EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. preservará la identidad y garantizará la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad de la
persona informante en caso de que se hubiera identificado. En este sentido, la persona a la que se refieran
los hechos relatados en la comunicación, no será en ningún caso informada de la identidad
de la persona informante.
En este sentido, quien presente una comunicación tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas. La identidad de la persona informante
solo podrá ser comunicada a la Autoridad
judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente
en el marco de una investigación penal, disciplinaria
o sancionadora.
Estas revelaciones
estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la
normativa aplicable. En particular, se trasladará a
la persona informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento
judicial.
EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. mantendrá un registro
de todas las comunicaciones
recibidas. Estos registros
y los datos personales que contengan se mantendrán de forma
confidencial en el Sistema de Gestión de Información. Los registros no se conservarán más tiempo del necesario y en todo caso por todo el tiempo que sea necesario para cumplir con cualquier requisito legal de aplicación en cada momento.
EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. conservará los datos personales del denunciante durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación
sobre los hechos o conductas
comunicados y, una vez decidido, se suprimirán del Canal
Ético, pudiéndose tratar fuera del sistema para
investigar los hechos por el tiempo
necesario para tomar una decisión.
Una vez finalizada la investigación de la comunicación
y tomadas, en su caso, las
acciones oportunas, los datos
de aquellas denuncias a las
que se haya dado curso se mantendrán debidamente bloqueados para dar cumplimiento
a las obligaciones legales
que, en cada caso, correspondan.
Los datos personales serán suprimidos del Canal Ético en el plazo máximo de tres (3) meses desde la recepción de la comunicación, salvo que la finalidad
de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento
del sistema, y pudiéndose seguir tratando
fuera del Canal Ético en
caso de que no hubiera terminado
la investigación de la denuncia, durante
el tiempo necesario. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.
En el caso de que se decida
no dar curso a la denuncia interpuesta podrá conservarse la información de forma anonimizada.
El acceso a los datos personales contenidos en el Canal Ético quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
1. El Responsable
del Sistema y a quien lo gestione
directamente.
2. El asesor externo que intervenga en la investigación,
con el que se firmarán los correspondientes
acuerdos de confidencialidad.
3. El responsable
de recursos humanos de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. o el órgano
competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un/a trabajador/a.
4. El responsable
de los servicios jurídicos
de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A., si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
5. Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
Sólo se tratan
los datos personales que sean estrictamente necesarios para los fines de gestión,
tramitación e investigación
de las comunicaciones relativas
a la comisión de irregularidades,
así como llevar a cabo las actuaciones
necesarias para la investigación
de los hechos denunciados, incluidas, en su caso, la adopción de las medidas disciplinarias o legales, que correspondan.
Los datos personales no serán utilizados para una finalidad
distinta de la indicada.
Las personas interesadas, en cualquier momento y en los términos
previstos por la normativa aplicable, podrán ejercitar respecto a sus datos personales, los siguientes derechos: de acceso, rectificación, supresión (derecho al olvido), limitación del tratamiento, oposición; portabilidad, decisión sobre tratamientos automatizados, información y reclamación.
En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que,
salvo prueba en contrario, existen
motivos legítimos
imperiosos que legitiman el tratamiento
de sus datos personales.
Si así lo estiman conveniente, las personas interesadas también podrán presentar una reclamación ante la autoridad competente de protección de datos.
Las personas que lo deseen pueden obtener
más información sobre el tratamiento de sus datos personales contactando con EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. a través del siguiente correo electrónico lopd@disbasegrup.com.
6.
CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
La personas informantes podrán, alternativamente, remitir su comunicación directamente, o con posterioridad
al envío de la comunicación
a través del Canal Ético de EXCLUSIVAS CENTRO, S.A., ante
las autoridades públicas
por medio de los sistemas externos de información habilitados por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o las autoridades
u órganos autonómicos correspondientes (en el caso de Cataluña, ante la Oficina Antifraude de
Cataluña), de acuerdo con los términos
establecidos en el Título
III de la Ley de protección
de las personas informantes.
La presente Política es una
norma de obligado cumplimiento
para todos los miembros de
la organización. Su vulneración supondrá una infracción de la misma y EXCLUSIVAS CENTRO, S.A. adoptará las medidas disciplinarias
que sean procedentes, de acuerdo con la legislación
laboral y el Régimen Sancionador contenido
en el Convenio Colectivo de
aplicación, sin perjuicio de otras responsabilidades en las que la persona incumplidora
hubiera podido incurrir.
9.
ENTRADA EN VIGOR, VIGENCIA Y REVISIÓN
La entrada en vigor de la presente
Política tendrá lugar en el
mismo momento de la fecha de aprobación, modificación o actualización del presente documento y estará vigente en tanto el mismo no se derogue.
La presente Política deberá ser revisada periódicamente
a fin de detectar posibles debilidades o puntos de mejora procediendo a la actualización y/o mejora de lo
que en la misma se establece.
De forma extraordinaria, se revisará la presente Política, y
en su caso, se modificará, cuando concurran circunstancias significativas de carácter legal, organizativo o de
cualquier otra naturaleza que justifique su adaptación y/o actualización inmediata.